現場で起きやすい課題

毎月末になると請求書の作成と確認に追われ、残業続きになることはないでしょうか。請求業務が月末に集中するのは、全取引先の締め日を同じ日にそろえていることが原因の一つです。締め日が一点に集中すると、確認や入力の作業が一気に押し寄せ、ミスも起こりやすくなります。忙しさのあまり金額や内容の確認が雑になれば、取引先からの信頼を損ねかねません。

最初に整理すること

まずは取引先ごとの締め日と支払いサイトを一覧にして、本当に月末締めが必要な取引先とそうでない取引先を分けて確認することから始めるとよいでしょう。取引先の事情によっては締め日をずらせる場合もあります。締め日を分散できない取引先については、請求データの準備を前倒しできる部分を洗い出します。たとえば納品データの確定や単価の確認は、締め日を待たずに随時進められる作業です。請求書発行システムを使えば、確定した取引から順に請求データを作成しておき、締め日にまとめて出力する流れにできます。

光の道具箱で広げる改善

締め日を分散させる際は、取引先への案内文をあらかじめ用意しておくと、変更の説明もスムーズに進められます。作業を前倒しできる仕組みができると、月末の作業量が平準化され、確認ミスや残業も減らせます。余裕をもって発行できれば、内容の見直しや問い合わせ対応にも時間を割けるようになります。まずは取引先ごとの締め日を一覧化し、前倒しできる作業とできない作業を仕分けるところから着手してみましょう。