現場で起きやすい課題

仕組みは用意したものの、実際に業務で使い始めると想定と違う場面が出てきて、そのまま放置されてしまう。費用をかけたのに結局元のやり方に戻ったという例は各地で見られます。分かれ目になるのは、導入をゴールに置くか、日々の業務で使い続けられるかを基準に据えるかという発想の違いです。最初から完璧を目指さず、使いながら手直しできる前提で進めると定着しやすくなります。

最初に整理すること

自社で運用を続けるために確認したい観点を挙げます。第一に、操作手順や入力ルールを一枚の資料にまとめ、担当者が変わっても引き継げる状態にしておくこと。第二に、月に一度、短時間でも現場から使いにくい点や改善要望を聞く場を設けること。ここで出た声を小さな調整として反映していけば、時間が経つほど使いやすく育ちます。第三に、その仕組みを理解している人を社内で二人以上にしておくこと。一人だけが分かっている状態は属人化を招き、不在時に運用が止まります。第四に、当初決めた目的が達成できているかを、入力件数や処理にかかる時間といった数値で定期的に見直すこと。

光の道具箱で広げる改善

外部に構築を頼んだ場合でも、これらは発注先任せにせず自社の運用として回すのが基本です。依頼する範囲を決める際は、初期構築だけでなく、操作マニュアルの提供や不具合時の連絡方法、仕様変更を自社でどこまで行えるかを、着手前に書面で取り決めておくと後の認識違いを防げます。導入して終わりではなく育てていくものだという意識を社内で共有できれば、仕組みは長く現場に根付きます。まずは今使っているシステムについて、手順書があるか、理解している人が何人いるか、直近で改善要望を聞いた場があったかの三点を書き出し、抜けているところから一つずつ整えてみてください。