現場で起きやすい課題

勤怠システムと給与計算が別々の仕組みのまま運用されていると、締め日ごとに手作業で数字を転記する工程が発生し、入力ミスや転記漏れが起こりやすくなります。まずは、現状どの項目を手入力しているのか、どこで間違いが起きやすいのかを洗い出すことから始めましょう。総労働時間なのか、残業時間の内訳なのか、間違いの起きやすい箇所を特定できれば、対策の的も絞りやすくなります。転記の頻度が高い項目ほどミスの発生率も高くなる傾向があるため、優先度をつけて確認すると効率的です。

最初に整理すること

次に、データの受け渡しそのものを仕組み化することが要点になります。勤怠システムで集計した労働時間や残業時間、深夜・休日労働の区分を、給与計算システムへそのまま連携できるようにしておけば、転記作業自体をなくすことができます。連携の際は、締め日のずれや端数処理のルールを両システムで揃えておくことも欠かせません。連携後も、異常値が出た場合には自動でフラグが立つようにしておくと、思わぬ入力ミスにも早く気づけます。

光の道具箱で広げる改善

連携の仕組みを作った後も、勤怠の締め作業が完了してから給与計算に進むという順序を守ることで、修正前のデータを取り込んでしまう事故を防げます。担当者の作業が転記から確認に変わることで、間違い探しではなく数字の妥当性をチェックする本来の業務に集中できるようになります。こうした仕組みを整えることで、給与計算にかかる時間が短縮されるだけでなく、支給額の誤りによる従業員からの問い合わせも減っていきます。まずは直近数か月分の転記ミスの記録を振り返り、発生しやすい項目を特定するところから着手すると効果的です。