現場で起きやすい課題

紙の稟議書は、承認者が出張や外出で不在の間は物理的に机の上で止まったままになり、申請者はいつ承認されるのか分からず不安を抱えることになります。承認の経路が複雑な場合、どこで止まっているのかを確認するだけでも手間がかかります。まずは自社の稟議・決裁の種類を洗い出し、承認までの経路と平均的な所要日数を把握するところから始めます。現状の流れを可視化することで、どこにボトルネックがあるかが見えてきます。

最初に整理すること

電子化する際は、承認経路をそのまま複雑に再現するのではなく、本当に必要な承認者だけに絞り込む見直しも同時に行うと効果が高まります。外出先からスマートフォンで承認できる仕組みにしておけば、承認者の不在による停滞も減らせます。申請内容や過去の決裁履歴を検索できる形で残しておくと、監査や振り返りの際にも役立ちます。電子化は単なるツールの置き換えではなく、承認プロセス自体を見直す機会でもあり、形式的な承認者を減らすだけでも承認スピードは大きく変わります。金額規模に応じて承認者の階層を変える運用にしておくと、重要な決裁により注意を払える体制になります。

光の道具箱で広げる改善

稟議・決裁が電子化されると、承認までの日数が短縮されるだけでなく、誰がどの段階で止めているかが明確になり、業務全体のスピード感が変わります。過去の決裁内容を参照しやすくなることで、類似案件の判断もしやすくなります。承認者が増えるほど責任の所在があいまいになりやすいため、経路を見直す際は各承認者の役割を明確にしておくことも大切です。まずは件数の多い定型的な稟議から電子化を試し、承認経路の見直しも並行して進めていくとよいでしょう。