現場で起きやすい課題

承認プロセスを設計する際、多くの会社は「誰が承認するか」までは決めますが、「その人が不在のときどうするか」までは決めていません。結果として、承認者が出張や休暇、体調不良で不在になると、申請が滞留し、それに連なる発注や支払い、契約締結までもが止まってしまいます。特に決裁権限が一人に集中している組織ほど、この停滞の影響は大きくなります。承認者本人も、休暇中に業務のことが気になって連絡を絶てないという負担を抱えることになります。

最初に整理すること

対策として有効なのは、代理承認者をあらかじめ指名しておく仕組みです。不在時には自動的に代理者へ通知が切り替わるよう設定しておけば、承認者本人が対応しなくても業務は進みます。あわせて、一定期間承認が滞留した場合には上位の承認者に自動でエスカレーションされる仕組みを設けておくと、誰かの見落としで長期間止まったままになる事態を防げます。承認の権限をどこまで代理者に委ねるかは、金額や内容の重要度に応じてあらかじめ線引きしておくことが大切です。

光の道具箱で広げる改善

代理承認とエスカレーションの仕組みが整うと、特定の人に依存しない、止まりにくい業務体制が実現します。承認者自身も、不在時の対応を仕組みに任せられるため、安心して休暇を取れるようになります。まずは主要な承認プロセスについて、現在代理者が決まっているかを確認し、決まっていないものから指名を進めてみてください。誰か一人が欠けても業務が回る体制は、日常の安定運用にも緊急時の対応力にもつながり、組織全体の信頼性を高めます。