現場で起きやすい課題

経理業務は担当者が長く固定されがちで、なぜその作業をしているのかという理由があいまいなまま引き継がれていることがよくあります。まずは日々・月次・年次で行っている作業を一つずつ書き出し、誰が何の目的で行っているのかを確認することから始めましょう。書き出す作業自体に時間がかかりますが、この工程を省くと本質的なムダは見えてきません。担当者の頭の中にしかない作業ほど、書き出してみると想像以上に多いことに気づかされます。担当者の負担感が大きい作業ほど優先的に確認すると、着手の順序が定まり進めやすくなります。

最初に整理すること

洗い出しが終わったら、それぞれの作業について今も必要かどうか、目的は達成されているかを担当者以外の目線でも確認します。過去のシステムの制約で必要だった二重入力や、担当者が変わっても引き継がれただけの確認作業が見つかることは珍しくありません。第三者の視点を入れることで、社内では気づきにくい非効率さが浮かび上がることもあります。不要と判断した作業は思い切って廃止するか、頻度を減らすかを検討します。判断に迷う場合は、一定期間試験的に省略してみて影響を確認する方法も有効です。急に廃止して混乱するよりも、段階的に減らしていくほうが現場の納得感も得られやすくなります。

光の道具箱で広げる改善

棚卸しを行うことで、単に作業時間が減るだけでなく、業務の全体像を経営者自身が把握できるようになるという効果もあります。属人化していた業務が見える化されることで、引き継ぎの負担も軽くなります。年に一度など定期的に棚卸しの機会を設けておけば、新たな慣習化を未然に防ぎ、業務量を適正な状態に保ち続けることができます。