現場で起きやすい課題

「あの人しか分からない」という状態は、会社にとって見過ごせない弱点です。業務を標準化しておけば、担当者が不在でも周りが代われるようになり、引き継ぎもスムーズになります。標準化の第一歩は、経理業務を洗い出して手順書にまとめることです。日々の記帳、月次の締め、支払いや請求のスケジュール、使っているツールとログインの管理などを、担当者以外が読んでも分かる形で書き出していきます。書き出す過程そのものが、業務の抜け漏れに気づく機会にもなります。

最初に整理すること

次に業務の流れをできるだけ仕組みに寄せます。属人的な判断で処理している部分をルールやチェックリストに置き換えると、誰が対応しても同じ結果になりやすくなります。会計ソフトや各種ツールを活用し、手作業を減らして自動化しておくことも標準化に役立ちます。IDやパスワード、取引先情報などは個人の頭の中や個人のパソコンに留めず、決められた場所で安全に共有しておく体制も必要です。月次のスケジュールを一覧にして、いつ何をするかを見える化しておけば、代わりの人でも動きやすくなります。複数人が同じ手順書を見ながら実際に作業してみると、記載が足りない部分にも気づけます。