現場で起きやすい課題

会計事務所の業務では、顧問先から届く領収書や請求書、通帳のコピーなどを受け取り、整理し、入力するまでに多くの手作業が発生します。郵送やメール添付でのやり取りが中心だと、届いたかどうかの確認や差し戻しのやり取りだけで時間が取られてしまい、月次の締めに間に合わないこともあります。まずは、資料が多く負担の大きい顧問先から一社ずつ、クラウドでの共有フォルダに切り替えることから始めましょう。

最初に整理すること

共有フォルダには、月ごと・種類ごとにあらかじめ整理された受け皿を用意し、顧問先がスマートフォンで撮影してそのままアップロードできるようにすると、資料の抜け漏れが減ります。事務所側も、受領状況が一覧で分かるようにしておけば、催促の連絡も的確なタイミングでできるようになります。試算表や決算書の共有も同じ仕組みに乗せると、やり取り全体が見通しやすくなります。

光の道具箱で広げる改善

紙のやり取りに慣れた顧問先には、無理のないペースで案内することも大切です。この流れが定着すると、資料待ちによる作業の停滞が減り、月次の処理スピードが上がれば、顧問先への経営アドバイスに割ける時間も増えていきます。効率化を目的化せず、空いた時間を顧問先との対話に使うという発想を持つと、取り組みの意義がより明確になります。