現場で起きやすい課題

会計ソフトの利用料、記帳代行を依頼している場合はその費用、証憑を保存するためのストレージ費用など、目に見える支出は複数あります。加えて見落とされがちなのが、社内の担当者が記帳や経費精算、証憑整理に費やしている時間そのもののコストです。時給換算すれば、月に何時間もの作業が積み重なり、決して小さくない金額になっていることがあります。見直しの第一歩は、会計に関わる支出と作業時間を一度洗い出し、全体像を把握することです。普段は別々に見ている項目を並べてみるだけでも気づきがあります。

最初に整理すること

洗い出した上で確認したいのは、使っている機能に対してソフトの契約プランが適切かどうかです。使っていない機能のために上位プランを契約し続けている、逆に必要な機能が足りず外部ツールを重複して使っているといったケースは珍しくありません。記帳代行を依頼している場合は、自社でどこまで自動化できれば代行の範囲を縮小できるかも検討材料になります。証憑の保存やクラウドサービスの契約が複数に分かれている場合は、まとめられないかも確認しておきましょう。

光の道具箱で広げる改善

コストの見直しは金額を削ることだけが目的ではなく、限られた時間と予算をどこに配分するかを考える機会でもあります。売上や取引件数が増えてきた会社では、あえてツールや代行の範囲を広げて自社の作業時間を減らす選択が合理的な場合もあります。まずは会計に関わる支出と作業時間を一覧にし、重複や過剰な部分がないかを点検することから始めてみましょう。定期的に見直す習慣をつけておけば、業務の変化に合わせてコストの最適な配分を保ちやすくなります。