Google Workspace移行後の運用設計

導入直後の会社で最初に起こる問題は、ファイルが個人のマイドライブに溜まり続けることです。会社の情報資産は共有ドライブに置く、という原則を運用に落とし込む必要があります。

設計単位は、組織図ではなく「アクセス権の境界」で切ります。推奨する構成は、全社共有、部門ドライブ、プロジェクトドライブ、経営層ドライブの4層です。

権限ロールの運用原則は「管理者を増やさない」に尽きます。各ドライブの管理者は情シス＋部門責任者の2名程度に絞り、一般メンバーはコンテンツ管理者以下にします。外部共有可のドライブを明示的に分けることで、無自覚な社外公開を構造的に防げます。

移行の実務では、一斉移行を狙わないことが成功の鍵です。新規ファイルの置き場を先に切り替え、過去ファイルはアクセスが発生したものから3〜6ヶ月かけて移します。

膨大な監査ログを全部見ることは不可能ですし、不要です。中小企業の運用で実際に見るべきは、外部共有のレポート（月次で棚卸し。禁止ではなく把握が現実的な統制）、ログイン監査の異常検知（アラートルールで通知させる。手動でログを眺める運用は続きません）、管理者操作のログ、そしてダウンロードの大量発生（退職予定者による情報持ち出しの典型パターン）の4つです。

ログの保持期間には注意が必要です。エディションによって異なり、標準では6ヶ月程度です。調査は事象発生から半年以上経って始まることが珍しくないため、重要ログの外部保全はエディションのアップグレードと合わせて検討する価値があります。

退職者対応は、発生してから考えると必ず漏れます。退職日前に、引き継ぎ対象のファイル・メール・カレンダーを特定し、マイドライブの業務ファイルを共有ドライブへ移動させます。退職日当日に、アカウントを停止（削除ではない）し、パスワードリセット、セッション全失効、デバイスのワイプ、グループとドライブからの除外、後任者へのメール転送を設定します。退職日後に、データを後任者に移管し、30〜90日の猶予期間の後にアカウントを削除します。

即時削除は厳禁です。削除後に「あのファイルどこ?」が必ず発生します。停止中アカウントもライセンス費用が発生するため、何日保持するか、誰が削除を承認するかを規程として文書化しておくことが、担当者の属人化を防ぎます。

ルールを作る（共有ドライブの原則、オフボーディング手順）、仕組みで強制する（ドライブ単位の外部共有設定、アラートルール）、定期点検で漏れを拾う（月次の外部共有棚卸し、ログ確認）。ルールだけでは守られず、仕組みだけでは例外に対応できず、点検だけでは手遅れになります。

月次30分で外部共有の棚卸しとアラート履歴の確認、四半期1時間でドライブ管理者とグループの棚卸し、年次でオフボーディング手順の実地見直し。カレンダーに定例として登録し、実施記録を残すこと自体が内部統制の証跡になります。