現場で起きやすい課題
研修内容にばらつきが生じる原因は、教育担当者それぞれの経験や感覚に指導内容が委ねられ、共通の基準が存在しないことにあります。同じ職種でも教える人によって重視するポイントが異なると、新入社員が受け取る情報の質にも差が生まれてしまいます。まずは業務の中でも特に頻度が高く、かつ品質に直結する作業から優先的に手順を洗い出すことが取り組みやすい出発点です。全ての業務を一度にマニュアル化しようとせず、範囲を絞ることが挫折を防ぎます。優先順位をつけずに手を広げすぎると、途中で作業が止まってしまいがちです。
最初に整理すること
洗い出した手順は、文章だけでなく写真や図を交え、誰が読んでも同じ理解に至るようにまとめることが重要です。作成したマニュアルは一度で完成させようとせず、実際に新入社員が使ってみて分かりにくかった点を都度反映させる前提で運用するとよいでしょう。ベテラン社員の暗黙知を言語化する作業は時間がかかるため、少しずつ範囲を広げていく進め方が現実的です。作成した本人以外にも確認してもらうと、思わぬ分かりにくさに気づけます。実際に新入社員に読んでもらい、感想を聞く工程も欠かせません。
光の道具箱で広げる改善
マニュアルが整うと、教育担当者が変わっても一定の品質で指導ができるようになり、新入社員側も自分のペースで振り返りながら学べるようになります。標準化は指導の手間を完全になくすものではなく、教える側の負担を減らしつつ、指導の質を底上げする手段として捉えることが、無理なく続ける鍵になります。更新履歴を残しておくと、業務変更があった際の見直し漏れも防ぎやすくなります。作る過程そのものが、業務内容を見直す良い機会にもなります。
