現場で起きやすい課題

複数の部署やメンバーが共同で利用する共有ドライブは、便利である一方、担当者ごとにフォルダの作り方や資料の置き場所が違い、時間が経つほど構成が複雑になりがちです。こうした状態のままAIによる検索や要約の仕組みを取り入れても、どの資料が最新で正しいのか判断できず、精度の低い回答が返ってきてしまいます。まずは共有ドライブの上位フォルダの構成を見直し、部署やプロジェクト単位で分かりやすく整理し直すところから着手するとよいでしょう。

最初に整理すること

整理の際は、フォルダ名やファイル名の付け方にルールを設け、日付や版数を含めるなど、誰が見ても内容が推測できる命名にしておくことが大切です。あわせて、更新が止まっている古い資料や重複したファイルは、削除するか、参照用として別の場所にまとめておくと、AIが検索対象とする情報の質が保たれます。共有ドライブは人の入れ替わりとともに管理が緩みやすいため、定期的に棚卸しをする担当や時期をあらかじめ決めておくと、整理された状態を維持しやすくなります。

光の道具箱で広げる改善

こうした整理を続けることで、AIによる検索や要約の回答精度が安定し、必要な情報にたどり着くまでの時間が短くなります。整理のルールは文書化しておき、新しく加わったメンバーにも共有することで、構成が再び乱れることを防げます。まずは自部署が管理するフォルダから棚卸しを始め、整理の効果を確かめながら他部署にも広げていくとよいでしょう。