現場で起きやすい課題

予定が個人の手帳やそれぞれのメモに留まっていると、周囲は状況を把握できず、確認のための連絡が増えてしまいます。まずは社員の予定を一つのカレンダーに集約することから始めるとよいでしょう。外出、会議、休暇などの予定を共有カレンダーに入力するルールを決め、誰でも確認できる状態にしておきます。会議室や社用車など共有する資源についても同じカレンダー上で予約状況が分かるようにしておくと、重複によるトラブルを防げます。

最初に整理すること

運用を続けるうえで大切なのは、入力ルールを簡単にしておくことです。細かすぎる入力を求めると次第に続かなくなるため、外出先や戻り時間など最低限必要な情報だけを入力する運用から始めると無理がありません。予定を共有する習慣がつくと、担当者が不在でもある程度状況を把握でき、急な来客や電話への対応にも周囲がスムーズに動けるようになります。訪問予定を共有しておけば、同じ取引先への重複連絡を避けられるという副次的な効果も見込めますし、複数人が関わる案件でも誰がいつ何をしているかが分かりやすくなります。

光の道具箱で広げる改善

スケジュール共有は特別な仕組みを必要とせず、既存のクラウドカレンダーを使えばすぐに始められる取り組みです。個人の予定を見せることに抵抗がある場合は、外出や会議など最低限の区分だけを共有する形から始めると受け入れられやすくなります。導入した直後は入力が徹底されず形骸化しやすいため、しばらくは声かけを続けながら習慣として根づかせる期間を設けることも大切です。まずは自社で使えるカレンダーを一つに決め、入力する項目を最小限に絞ったところから運用を試してみるとよいでしょう。