現場で起きやすい課題

中小企業では専任の採用担当を置く余裕がなく、総務や人事の担当者が他の業務と兼務しながら採用を回しているケースが大半です。求人媒体とのやり取り、応募者対応、面接調整、内定者フォローまでを一人で抱え込むと、採用が本業と並行して重くのしかかり、対応の遅れや見落としが起きやすくなります。まずは採用業務にどのくらいの時間がかかっているかを可視化し、負担の実態を関係者間で共有することが出発点になります。担当者本人が声を上げにくい場合もあるため、周囲からの声かけも大切です。

最初に整理すること

最初に取り組みやすいのは、業務を切り分けて一部を他の担当者や仕組みに任せることです。日程調整や書類の一次確認といった定型的な作業は、ツールを使えば担当者以外でも対応しやすくなります。面接そのものは各部署の管理職に分担してもらい、採用担当は進行管理と最終調整に専念するというように、役割を分けるだけでも一人にかかる負荷は軽減します。全てを自分で抱え込まない体制づくりが第一歩です。属人化している業務ほど、手順を書き出して他の人でも対応できる形にしておく価値があります。

光の道具箱で広げる改善

仕組みが定着してきたら、繁忙期とそれ以外の時期で業務量に差が出ることを見越し、応援体制をあらかじめ決めておくと安心です。採用は年間を通じて業務量が一定ではないため、閑散期に定型作業を仕組み化しておき、繁忙期はその仕組みに沿って複数人で対応するという流れを作っておくと、特定の担当者に負担が集中する状況を防げます。担当者の負担軽減は、結果的に応募者への対応品質の安定にもつながります。定期的に業務量を振り返り、体制を見直す機会を持つことも忘れないようにしたいところです。