現場で起きやすい課題

RAGは社内文書を幅広く活用できる分、扱う資料の選定を誤ると情報漏えいのリスクにつながりかねません。まず取り組みたいのは、どの資料を取り込んでよいか、社外秘の情報や個人情報を含む資料をあらかじめ洗い出して分類することです。この分類作業は地味で手間もかかりますが、後々の思わぬトラブルを防ぐための大切な土台になります。取引先の情報が混ざっていないかも必ず確認し、特に契約書や見積書は要注意の資料として扱う意識が必要です。

最初に整理すること

仕組みとしては、取り込む資料を事前に承認制にする、利用できる範囲を役職や部署によって制限する、外部に情報が送信されない環境を選ぶ、といった工夫が有効です。特に利用するAIサービスの側でデータがどのように扱われるかは契約内容をしっかり確認し、学習には使われない設定になっているかを事前に押さえておく必要があります。担当者任せにせず、社内で確認の手順を統一しておくことも大切な備えになります。定期的な監査の仕組みを設けておくとより安心です。

光の道具箱で広げる改善

安全な範囲を見極めたうえで導入すれば、社外秘資料を含む情報も安心して業務に生かすことができます。慎重さと利便性のバランスを取ることが、長く使い続けるための条件になります。迷ったときは取り込む前の段階に立ち返り、その資料が外部に出た場合の影響を具体的に想像してみると、判断の基準がはっきりします。ルールを一度決めたら終わりにせず、扱う資料が増えるたびに見直す習慣を持つことが欠かせません。