現場で起きやすい課題

社内の申請書や回覧文書を紙で回していると、承認者が不在のときに手続きが止まったり、押印のためだけに出社が必要になったりと、思わぬところで業務の停滞が起きます。誰の手元で止まっているか分からず、催促のために探し回るといった非効率も生まれがちです。最初に取り組みたいのは、社内でどんな申請や回覧が発生しているかを洗い出し、それぞれの承認の流れを整理することです。関係者が多い申請ほど紙のままだと停滞しやすいため、優先的にデジタル化の対象として検討する価値があります。整理の過程で、実はもう不要になっている承認手続きが見つかることもあります。

最初に整理すること

デジタル化を仕組みとして進めるには、申請から承認までの流れをそのまま電子的な手続きに置き換え、誰がどの段階で確認すべきかを明確にしておくことが有効です。承認者が出先や外出中でも対応できるようにしておけば、承認待ちによる停滞を大きく減らせます。あわせて、承認の履歴が残る状態にしておくと、後から経緯を確認する際にも役立ちます。判断の勘所は、すべての手続きを一律にデジタル化しようとしないことです。関係者が少なく簡易な確認で済む手続きは無理に変える必要がない場合もあるため、影響の大きい手続きから着手し、効果を確認しながら範囲を広げる進め方が現実的です。