現場で起きやすい課題

会議の議事録や業務マニュアルは、内容が詳細であるほど後から読み返すのに時間がかかり、必要な部分だけを探し出すのも一苦労です。特に長期間にわたって蓄積された議事録は分量が多く、過去の決定事項を確認したいときにどこを見ればよいか分からなくなることもあります。NotebookLMのようなツールに議事録やマニュアルを読み込ませ、要点や決定事項を尋ねる形で使うと、該当箇所を探す手間を減らせます。まずは直近の会議の議事録など、身近な資料から試してみると使い方の感触をつかみやすくなります。

最初に整理すること

要約を活用する際は、AIが作った要約文だけを信じて判断するのではなく、重要な決定事項や数値については必ず元の議事録やマニュアルの該当箇所を確認する習慣を持つことが大切です。要約は分量を減らす過程で細かいニュアンスが省かれることがあり、特に責任の所在や期限に関わる内容は誤解のもとになりかねません。マニュアルについても、手順の要約だけを見て作業を進めるのではなく、初めて行う作業や重要な工程では元の記述に立ち返って確認する運用にしておくと安心です。

光の道具箱で広げる改善

この使い方が定着すると、資料を読み返す時間が減り、必要な情報に早くたどり着けるようになります。要約を作る対象の資料は定期的に更新し、古い内容が残ったままにならないよう注意することも欠かせません。まずは頻繁に参照する議事録かマニュアルを一つ選び、要約機能を試しながら、自社の資料との相性を確かめてみるとよいでしょう。