現場で起きやすい課題

一人の社員が長年同じ業務を担当していると、その人にしかわからない進め方や判断基準が積み重なり、他の人がなかなか代われない状態になりがちです。本人が休んだり退職したりした際に業務が止まってしまうと、周囲への影響も大きくなり、対応に追われる時間も増えてしまいます。多能工化は単なる人手不足への備えであると同時に、業務の属人化を解消し、担当者自身の負担を分散させるという意味も持っています。特定の人に負荷が集中する状態は、本人の疲弊にもつながりかねず、長期的には離職リスクを高める要因にもなります。

最初に整理すること

取り組みの第一歩は、複数人が対応できるようにしたい業務の優先順位をつけることです。すべての業務を一斉に多能工化しようとすると現場の負担が大きくなりすぎるため、まずは代替が利かず影響の大きい業務から順に、教育担当と教わる担当をそれぞれ決めて段階的に進めていくのが現実的な進め方です。実際に手を動かしながら覚える機会を計画的に設けることも欠かせず、見て覚えるだけでは定着しにくい点にも注意が必要です。

光の道具箱で広げる改善

多能工化が進むと、繁忙期の応援体制や急な欠員にも柔軟に対応できるようになり、特定の社員への負担集中も少しずつ緩和されていきます。運用の勘所は、教える側の業務量が一時的に増えることをあらかじめ見越して、教育期間中はその分の業務調整を行うことです。教える側の負担をそのままにして多能工化を進めると、かえって現場の不満につながるため、育成にかかる時間も業務計画の中に組み込んでおくことが欠かせません。