現場で起きやすい課題

人事担当者は把握していても、面接を担当する現場の管理者には情報が届いていないという状況は、意外と多くの会社で起きています。担当者の頭の中だけで管理していると、不在時に判断が止まり、応募者を待たせる原因にもなります。まず取り組みたいのは、選考状況を関係者全員が確認できる形で見える化することです。応募者ごとの選考段階、次のアクション、対応期限などを一覧にしておくと、誰が見ても現状を把握できるようになります。専用のシステムがなくても、共有できる表計算ソフトやグループウェア上の掲示板で代用することは可能です。

最初に整理すること

次に整えたいのが、情報を更新するタイミングと責任の所在です。選考結果が出た際に誰がいつまでに記録を更新するのかを決めておかないと、実際の状況と記録がずれてしまい、かえって混乱を招きます。面接官と人事担当者の間で評価コメントを残す欄を設けておくと、後の判断材料としても役立ちます。複数の拠点や部署にまたがって採用を行っている場合は、情報の分断がより起きやすくなる点にも注意が必要です。

光の道具箱で広げる改善

運用面では、定期的に短い時間でよいので進捗確認の場を設けることも有効です。忙しい時期ほど情報共有が後回しになりがちなため、定例の確認の機会をあらかじめ決めておくと、対応漏れを防ぎやすくなります。選考の進捗を関係者間で丁寧に共有する体制は、応募者への対応スピードを保つだけでなく、社内の連携をスムーズにし、採用活動全体の質を底上げしていきます。