現場で起きやすい課題

取引先向けの提案資料や社内向けの報告資料など、スライドを作る機会は多いものの、何ページ構成にして、どの順番で説明すればよいのかを一から考えるのは時間のかかる作業です。伝えたい内容が多いほど、情報の取捨選択に迷い、資料作りが後回しになってしまうこともあります。まずは資料の目的と伝えたい要点、想定する聞き手を簡潔に整理し、それをAIに伝えてスライドの構成案を作ってもらうところから始めると、白紙から考えるより負担が軽くなります。

最初に整理すること

AIが出した構成案は、そのまま使うのではなく、自社の実情や聞き手の関心に合わせて順番や強弱を調整することが欠かせません。特に数値やデータを使う場面では、AIが提案した内容が正確な情報かどうかを必ず確認し、実際の資料やデータに基づいた数字に置き換える作業が必要です。また、一枚のスライドに詰め込む情報量が多くなりすぎないよう、AIの提案をもとにしながらも、伝わりやすさを優先して情報を絞り込む判断は人が行うことが求められます。

光の道具箱で広げる改善

この進め方に慣れてくると、構成を考える時間が短縮され、内容の質を高める作業に時間を使えるようになります。作成した資料の構成パターンは控えておき、似た目的の資料を作る際に参考にすると、次回以降の作成時間がさらに短くなります。まずは近く作成予定の資料を一つ選び、目的と要点を整理したうえでAIに構成案を出してもらうところから試してみるとよいでしょう。