現場で起きやすい課題

新入社員が入社するたびに同じ質問を受けたり、規程の最新版がどこにあるか分からず古い版を参照してしまったりするのは、情報が一箇所にまとまっていないことが原因です。最初に取り組むとよいのは、社内で頻繁に参照される情報を洗い出し、簡易なウェブページを作れるツールを使って、優先度の高い項目からポータルの形にまとめていくことです。全項目を一度に整えようとせず、まずは問い合わせの多い内容から着手するのが現実的です。目次やカテゴリ分けも、利用者が探しやすいかを基準に設計しましょう。

最初に整理すること

作成を進める際の勘所は、文章の骨子を対話型AIに提案してもらいながらも、実際の社内ルールと矛盾がないかを必ず人が確認することです。AIは一般的で分かりやすい文章を作るのが得意ですが、自社特有の例外や手続きまでは把握していません。また、情報は一度作って終わりではなく、更新されるたびに古い情報が残らないよう、担当者を決めて定期的に見直す仕組みを作っておくことが、ポータルを形骸化させないために欠かせません。閲覧権限の設定も、公開範囲に応じて適切に見直しておく必要があります。

光の道具箱で広げる改善

ポータルが定着すると、同じ質問への対応にかかる時間が減り、新しく加わった人も自分で必要な情報にたどり着きやすくなります。運用を続ける中では、実際によく見られているページとそうでないページを把握し、内容の見直しに役立てるとよいでしょう。利用者からの改善要望を集める簡単な窓口を用意しておくと、実態に即した更新がしやすくなります。情報をまとめる作業は一度きりの取り組みではなく、社内の変化に合わせて手を入れ続けるものだと捉えておくことが大切です。