現場で起きやすい課題

社内向けの案内文や取引先への説明資料など、ある程度まとまった文章を書く機会は多いものの、白紙の状態から言葉を選んで書き始めるのは意外と時間がかかります。伝えたい内容は頭の中にあっても、それを整った文章に落とし込む作業に時間を取られてしまう担当者は少なくありません。まずは伝えたい要点を箇条書きで整理し、それをAIに渡して文章の骨組みを作ってもらうところから始めると、白紙から書き始めるより負担が軽くなります。

最初に整理すること

AIが作った文章は、そのまま使うのではなく、自社らしい言い回しや実際の状況に合わせて手直しすることが欠かせません。特に事実関係や数値、固有名詞については、AIが実際にはない内容を作り出してしまうことがあるため、必ず元の情報と照らし合わせて確認する習慣をつけておくことが大切です。また、読み手が誰なのかによって言葉遣いや説明の詳しさを変える必要があるため、AIに依頼する際は想定する読み手をあらかじめ伝えておくと、修正の手間を減らせます。

光の道具箱で広げる改善

この使い方に慣れてくると、文章を書く時間そのものが短くなるだけでなく、構成や言い回しの引き出しも広がっていきます。作成した文章は保存しておき、似た場面で再利用できる形にまとめておくと、次に同じような資料を作る際の負担がさらに減ります。まずは日常的に作成する案内文や報告書の一つを選び、AIと一緒に書く進め方を試してみるとよいでしょう。