現場で起きやすい課題

受発注システムから会計ソフトへ、勤怠管理から給与計算へなど、システム間でデータを受け渡す場面では、連携の仕組みが整っていないと人が手で転記することになります。手作業での入力は時間がかかるだけでなく、桁の打ち間違いや転記漏れといったミスを完全にはなくせません。まずは社内でどのデータがどのシステム間で手入力によって受け渡されているかを洗い出し、発生頻度と入力量が多い箇所から優先的に見直すことが現実的な進め方です。同じ数字を何度も入力し直している業務ほど、見直しによる時間削減の効果が大きく表れます。

最初に整理すること

連携の方法を検討する際は、システム同士が直接データをやり取りできる仕組みがあるかを確認し、ない場合はファイル形式を統一して取り込みだけで済むようにするなど、段階的な選択肢を検討します。すべてを自動連携にする必要はなく、まずは入力項目を絞り込んだテンプレートを用意するだけでも、手作業にかかる時間と誤入力の発生率は下げられます。入力ルールを統一し、誰が入力しても同じ結果になるようにしておくことも、ミスを減らすうえで効果的です。

光の道具箱で広げる改善

手作業をなくす取り組みは、一度仕組みを整えたら終わりではなく、入力元のデータ形式が変わるたびに見直しが必要になります。定期的に入力作業にかかる時間やミスの発生状況を確認し、まだ手作業が残っている箇所がないか点検する習慣を持っておくと、仕組みが形骸化するのを防げます。手入力が減った分の時間は、内容の確認や例外対応など、人が判断すべき業務に充てることができます。入力作業そのものをなくすことが目的ではなく、人が判断に集中できる状態を作ることが本来の狙いだと意識しておきましょう。