現場で起きやすい課題

生成AIに社内資料を読み込ませて活用しようとしても、Drive内のファイルが個人のフォルダに散らばっていたり、同じ資料の複数のバージョンが残っていたりすると、AIが参照する情報自体が不正確になり、期待した成果につながりません。AIの活用がうまくいかない背景には、AI自体の性能よりも、その手前にある資料の整理不足が原因になっていることがよくあります。まずは自社でよく参照される資料がどこにあるか棚卸しし、重複や古い版を整理するところから始めるのが現実的な一歩です。

最初に整理すること

整理を進める際は、フォルダ構成のルールや命名規則を決めて統一するとともに、誰がどの資料を閲覧・編集できるかという権限設定も見直しておくことが欠かせません。AIに読み込ませる資料の範囲が広がるほど、アクセス権限の設定が甘いと、本来見せるべきでない情報まで検索や要約の対象になってしまうおそれがあります。整理と権限の見直しは地道な作業ですが、後からAIを活用する際の土台になるため、後回しにせず早めに着手しておく方が結果的に手戻りが少なくなります。

光の道具箱で広げる改善

資料の整理と権限管理が整うと、AIによる検索や要約の精度も安定し、必要な情報に早くたどり着けるようになります。整理は一度で終わらせず、新しく作成する資料についても命名規則やフォルダの置き場所を守るルールを社内に定着させることが重要です。まずは自部署でよく使う資料のフォルダから見直しを始め、整理の効果を実感してから対象を広げていくとよいでしょう。