現場で起きやすい課題
最初にやるのは、各部署の業務の棚卸しです。担当者に「毎週・毎月繰り返している作業」を書き出してもらい、それぞれにかかる時間と発生頻度をざっくり記録します。これで、時間がかかる割に頻度も高い作業が浮かび上がり、どこから手を付けると効果が大きいかが数字で見えてきます。成功している部署のやり方をそのまま横展開するのではなく、この棚卸しをもとに、全社共通で使える仕組みと部署ごとに調整が要る部分を分けて考えます。同じ言葉でも部署ごとに業務の前提が違うことは多く、この確認を飛ばすと導入した仕組みが現場で使われないまま終わりがちです。
最初に整理すること
次に、全社で共通して使える基盤から先に整えます。情報共有の保管場所、連絡ルール、承認の流れといった土台は、どの部署でも必要になるため優先度が高い部分です。進め方は「まず一部署で試す→効果を確認→他部署へ展開」という段階を踏むロードマップにし、四半期ごとに広げる範囲を区切ると無理がありません。効果は感覚ではなく指標で測ります。対象作業の所要時間を導入前後で比べる、承認にかかる日数、紙の書類の枚数といった、部署をまたいで比べられる数字を一つ二つ決めておくと、進捗を客観的に共有できます。「月次締めが3日から1日に短縮」のような具体的な数字は、他部署が自分ごととして受け止める後押しになります。
光の道具箱で広げる改善
全社展開は一度で終わらず、広げて定着させる継続的な活動です。だからこそ、うまくいった事例と削減できた時間を社内で共有する場を設け、他部署が真似しやすい形で伝えることが効きます。特定の部署だけに負担が偏らないよう、進捗を全体で見える化して足並みをそろえる視点も欠かせません。まずは各部署の担当者に繰り返し作業とその所要時間を聞き取り、共通の課題とそうでない課題を切り分けたうえで、最初に試す一部署と測る指標を決めるところから着手してみてください。
