現場で起きやすい課題

使った分だけ課金される仕組みは便利な反面、放置しておくと契約が積み重なり、気づけば固定費を圧迫していることも珍しくありません。まずは今契約しているクラウドサービスを一覧にすることから始めましょう。ストレージ、メール、会計、チャットなど部署ごとにばらばらに契約している場合も多いので、経理の支払い明細やクレジットカードの利用履歴を洗い出し、サービス名・月額・契約者・利用部署・解約可否を一枚の表にまとめます。この作業だけでも、重複契約や誰も使っていないアカウントが見つかることが少なくありません。

最初に整理すること

次に、利用状況に応じてプランを見直します。人数に対して契約数が多すぎないか、上位プランでなければ使えない機能を本当に使っているか、逆に容量不足で追加料金が発生していないかを確認し、必要であれば契約内容を調整します。あわせて、新しいサービスを契約する際の申請ルールを決めておくと、部署ごとの個別契約が増えるのを防げます。誰が承認し、どこで一覧を更新し、いつ棚卸しを行うかをあらかじめ決めておくだけで、費用の見える化は無理なく続けられます。

光の道具箱で広げる改善

クラウド費用の管理は、単に削ることが目的ではなく、投資対効果を確認しながら必要なサービスを見極めるための土台づくりです。年に一度は棚卸しの機会を設け、契約内容が実際の使われ方と合っているかを確認する習慣をつけておくとよいでしょう。使っていないサービスを見つけたらすぐに解約するのではなく、なぜ使われなくなったのかを確認しておくと、今後の契約判断にも役立ちます。担当者だけに任せきりにせず、部署をまたいで状況を共有しておくことも大切です。