現場で起きやすい課題

表計算ソフトは手軽に使える一方、部署ごと、担当者ごとに独自のファイルが作られていくと、同じような情報があちこちに散らばり、どれが最新なのか分からなくなってしまうことがあります。ファイルをメールで送り合ううちにバージョンが枝分かれし、集計結果が食い違うといった問題も起こりがちです。最初に取り組みたいのは、社内でどんな情報がどのファイルに分散しているかを洗い出し、本来ひとつにまとめられるはずの情報が重複していないかを確認することです。同じ数字を複数の担当者が別々に管理していないか、点検してみると気づきが多いはずです。

最初に整理すること

分断を解消する仕組みとしては、共有すべき情報は個人のファイルではなく、複数人が同時に参照・更新できる場所にまとめて置くことが有効です。情報を一元化することで、誰かが更新した内容がすぐ全員に反映され、古い情報を見て判断してしまうリスクを減らせます。一元化の際は、誰がどこまで編集できるかというルールも同時に決めておく必要があります。判断の勘所は、すべてを一度に置き換えようとしないことです。複雑な集計や個人的な作業用のファイルまで無理に統一しようとすると、かえって使いにくくなる場合があるため、共有すべき情報とそうでない情報を区別する視点が求められます。