現場で起きやすい課題

自動化の候補は現場を見渡せば数多く見つかりますが、すべてに同時に着手できるわけではありません。優先順位を決めずに手をつけると、目立つ業務や声の大きい部署の要望が先に通ってしまい、実際の効果が乏しい施策に時間を費やしてしまうことがあります。まず候補となる業務ごとに、一回あたりの作業時間、発生頻度、担当する人数を書き出し、月間あるいは年間でどれだけの時間が費やされているかを試算することが優先順位づけの土台になります。数字にしてみると、感覚的に手間がかかると思っていた業務が実は小さな負荷だったとわかることもあります。

最初に整理すること

試算の際は、削減できる時間だけでなく、ミスの発生率や対応の緊急性も加味すると、より実態に即した優先順位になります。時間のインパクトが同程度であれば、ミスが起きた際の影響が大きい業務や、繁忙期に負荷が集中する業務を優先すると、限られたリソースを効果的に配分できます。逆に、削減できる時間が小さくても対応に手間取らない業務は、後回しにしても実害が小さいと判断できます。

光の道具箱で広げる改善

試算した数字は、自動化に着手するかどうかの判断材料であると同時に、実施後の効果検証の基準にもなります。想定していた削減時間と実際の効果を比較することで、次の自動化候補を検討する際の精度を高められます。すべての業務を数値化しきれない場合もありますが、大まかな試算であっても、感覚だけで優先順位を決めるよりも納得感のある判断につながります。試算の精度を完璧に求めすぎず、まず動きながら精度を上げていく姿勢のほうが実務には合っています。