現場で起きやすい課題

データの転記、決まった様式の資料作成、定期的な確認作業など、判断をほとんど伴わない定型作業は、多くの職場に存在します。こうした作業は一つひとつの負荷が小さいため見過ごされがちですが、担当者が一日の中でどれだけの時間を割いているかを実際に洗い出してみると、想像以上の時間になっていることが少なくありません。まずは日々の業務を書き出し、判断を伴わずに手順が決まっている作業を洗い出すことが、自動化を検討する出発点になります。複数人で同じ作業をしている場合は、合計時間で見るとさらに大きなインパクトになることもあります。

最初に整理すること

対象が見えてきたら、いきなり複雑な仕組みを導入しようとせず、身近なところから着手するのが現実的です。表計算ソフトの関数やマクロ、業務ツールに備わっている自動化機能など、既に使える手段で対応できる作業も多くあります。自動化する作業を選ぶ際は、発生頻度が高く、手順が変わりにくい業務を優先すると、投じた労力に対する効果を得やすくなります。逆に頻繁に手順が変わる業務は、自動化の設定変更に追われてしまうため優先度を下げて構いません。

光の道具箱で広げる改善

自動化した後も、定期的に処理結果を確認する仕組みは残しておく必要があります。自動化は手間を減らす手段であって、確認を不要にするものではありません。生まれた時間を何に使うかをあらかじめ決めておくことも大切です。単に楽になったで終わらせず、確認業務や改善提案など付加価値の高い仕事に時間を振り向けることで、自動化の効果を組織全体の成果につなげられます。時間が空いたら次に何をするかを決めておかないと、せっかく生まれた余裕がいつの間にか他の雑務で埋まってしまうこともあります。