現場で起きやすい課題

スプレッドシートの内容をもとにメールを送る、決まった形式で資料を作る、フォームの回答を別のシートに転記するなど、手順が決まっている定型作業は自動化と相性が良い一方、これまではプログラミングの知識がないと着手しにくい領域でした。生成AIはコードの下書きを作る手助けをしてくれるため、この壁を下げてくれますが、まずは自動化したい作業の手順を人が言葉で明確に説明できる状態にしておくことが出発点になります。手順があいまいなままだと、AIに依頼しても期待通りの動きにはなりません。

最初に整理すること

AIに作らせたコードは、必ず小規模なテスト環境やコピーしたデータで動作を確認してから、本番の業務に使うようにします。特にメール送信や情報の書き換えを伴う自動化は、意図しない相手に送られたり、データが上書きされたりする事故につながりかねないため、テストの工程を省略しないことが重要です。あわせて、コードの内容が分かる担当者を社内に置いておくか、少なくとも動作の記録を残しておくと、後から不具合が起きた際にも対応しやすくなります。

光の道具箱で広げる改善

小さな自動化を積み重ねていくと、日々の細かい手作業が減り、判断や確認が必要な業務に時間を割けるようになります。自動化した処理は一覧にまとめておき、何のために、どんな条件で動くのかを分かるようにしておくと、担当者が変わっても引き継ぎやすくなります。まずは手順がはっきりしている単純な作業を一つ選び、小さく自動化を試してみることをおすすめします。