現場で起きやすい課題

日々の業務に追われる中で、資料作りだけに時間を割くのは難しいものです。結果として口頭説明に頼りがちになり、教える人によって内容にばらつきが出てしまうこともあります。ベテラン社員の退職とともに、教える内容そのものが失われてしまう心配もあります。まず取り組みたいのは、研修で伝えたい項目を箇条書きで洗い出し、生成AIにその骨子から説明文の下書きまでを作らせることです。

最初に整理すること

仕組みとしては、実際の業務でよくあるつまずきや質問を事前に集めておき、それを踏まえた説明を生成AIに指示すると実践的な資料に仕上がります。図や表を使った方が伝わりやすい箇所は、その構成案も一緒に考えてもらうとよいでしょう。作成した資料は、実際に研修対象者へ試しに使ってもらい、分かりにくかった部分を洗い出して改訂していく流れを仕組み化しておく必要があります。現場の実態と資料の内容がずれていないか、経験者に確認してもらう工程は省略しないことが大切です。理解度を確かめる簡単な設問もあわせて用意しておくと、定着度を測る手がかりになります。

光の道具箱で広げる改善

習熟度に応じて説明の詳しさを変えた複数版を用意しておくのも一つの工夫です。資料づくりの負担が軽くなれば、研修そのものの質を高める時間に力を注げ、積み重ねた資料は新しい担当者が入るたびに活用できる資産にもなります。属人化していた知識を会社全体の財産として残していくことにもつながります。まずは新人が最初につまずきやすい業務を一つ選び、資料化して実際に使ってみるとよいでしょう。