現場で起きやすい課題

感覚的には便利そうでも、具体的な数字がないと導入の判断材料にしづらいものです。日々の業務に追われていると、何にどれだけ時間を使っているかを意識する余裕すらないという方も多いのではないでしょうか。まず取り組みたいのは、日々の業務の中でどの作業にどれだけの時間をかけているかを、一週間だけでも記録してみることです。メール文面の作成や資料の要約、データ入力といった定型的な作業は、AIによって時間短縮できる可能性が高い部分です。

最初に整理すること

仕組みとしては、記録した時間をもとに、AIを使った場合の想定作業時間を仮に置いてみて、その差を「削減できる時間」として見積もる方法が分かりやすいです。たとえば週に3時間かかっていた資料作成が1時間に短縮できると仮定すれば、月換算でどれくらいの時間が浮くかが具体的に見えてきます。担当者が複数いる場合は、一人あたりの削減時間に人数を掛け合わせることで、部署全体としてのインパクトも把握できます。

光の道具箱で広げる改善

実際に試してみて想定通りの効果が出るかを確認し、担当者の実感とあわせて数字を修正していくと、より精度の高い試算になります。こうして削減時間を可視化できると、AI導入にかける費用と見合うかどうかを判断しやすくなり、社内での説明もしやすくなります。空いた時間を別の業務に充てることで、人手不足の解消にもつながっていきます。