現場で起きやすい課題
特定の部署でAI活用が定着し、業務時間の短縮や資料作成の負担軽減といった効果が見えてくると、次は全社展開を検討したくなります。ただし、成功した部署のやり方をそのまま他部署に当てはめようとすると、業務内容や扱うデータの性質の違いから、思うように定着しないことがあります。まず取り組むとよいのは、成功した部署の取り組みのうち、どの部分が業務の特性によるもので、どの部分が他部署にも応用できる汎用的な工夫なのかを整理することです。この見極めが、展開の精度を左右します。
最初に整理すること
全社展開を仕組みとして進める際は、各部署の担当者を一度に集めて説明するだけでなく、部署ごとの業務内容を踏まえた小さな調整の余地を残しておくことが大切です。営業部門で効果のあった使い方が、経理部門でもそのまま通用するとは限らず、部署ごとに扱う情報の機微度や業務の流れが異なるためです。展開の際は、各部署に一人ずつ推進役を置き、その部署内での運用や疑問点の一次対応を任せる体制にすると、全社的な広がりが自然になります。あわせて、情報管理のルールも部署が増えるほど徹底が難しくなるため、展開のタイミングで改めて周知し直すことも欠かせません。全社展開の進み具合を定期的に振り返る場を設けておくと、部署間の温度差にも早く気づけます。
光の道具箱で広げる改善
一部門から全社への展開は、成功事例の横展開であると同時に、部署ごとの違いを尊重する調整作業でもあります。実践する際は、まず成功事例の中から汎用的な工夫だけを抽出することから始めるとよいでしょう。部署の実情に合わせた柔軟さを持ちながら広げていくことで、無理のない全社的な活用へとつながっていきます。展開後も各部署からの声を拾い続ける仕組みを残しておくと、活用の質はさらに高まっていきます。
