現場で起きやすい課題

見積書や提案書は、顧客の要望を反映しながら構成や表現を整える必要があり、一件ずつ丁寧に作ろうとすると多くの時間がかかります。特に提案書は、顧客の課題整理から解決策の提示まで筋道立てて説明する必要があるため、白紙の状態から書き始めるのは負担の大きい作業です。まずは顧客の要望や条件、伝えたいポイントを箇条書きで整理し、それを生成AIに渡して見積項目の並べ方や提案書の章立てを含めた初稿を作成してもらうところから始めると取り組みやすくなります。案件が重なる時期ほど、この初稿づくりの時短効果は大きくなります。

最初に整理すること

生成AIが作った初稿は、金額や数量、納期といった数字部分に誤りがないか必ず人が確認することが欠かせません。数字の誤りは提案の信頼性を大きく損なうため、特に慎重なチェックが必要です。また、提案書の内容が顧客の実際の課題や状況に即しているか、一般論に偏っていないかも見直しておく必要があります。過去に成約した提案書のパターンがあれば、それを参考情報として加えることで、より実践的な初稿に近づけることができ、確認にかける時間そのものも短縮しやすくなります。

光の道具箱で広げる改善

初稿作成の負担が減ると、その分の時間を顧客ごとの個別対応や内容の作り込みに充てられるようになります。実践する際は、成約に至った提案書と至らなかった提案書を比較し、どのような違いがあったかを振り返っておくとよいでしょう。振り返りを積み重ねることで、初稿作成の指示の出し方自体も洗練されていき、案件ごとの対応スピードが安定していきます。