現場で起きやすい課題

議案書や稟議書は、目的や背景、費用対効果を筋道立てて説明する必要がありますが、慣れていない担当者ほど情報が羅列的になり、決裁者に伝わりにくい文章になりがちです。作成に時間がかかりすぎて提出が遅れることも、社内でよく見られる課題です。まずは伝えたい内容を箇条書きで整理し、目的・背景・具体的な内容・想定される効果といった項目に沿って生成AIに文章化してもらうところから始めると、構成を整えやすくなります。項目立てが決まっていると、次回以降の作成もぐっと早くなります。

最初に整理すること

生成AIが作った文章は、数字や事実に誤りがないか、決裁者が気にするであろう懸念点に先回りして触れられているかを確認することが欠かせません。特に費用や期間に関する記載は、実際の見込みと乖離がないよう慎重に見る必要があります。過去に承認された議案や却下された議案があれば、その傾向を踏まえて説得力のある構成に調整することも有効です。専門用語が多い内容は、決裁者の立場に合わせて分かりやすい言葉に置き換える配慮も欠かせず、読み手の負担を減らす工夫が承認の後押しになります。

光の道具箱で広げる改善

こうした準備を重ねると、稟議のやり取りにかかる時間を減らし、承認までのスピードを高めやすくなります。実践する際は、実際に通った議案とそうでない議案を見比べて、伝わりやすい構成のパターンを社内で蓄積しておくとよいでしょう。定型化できる部分はテンプレートとして残しておくと、次に議案を作成する際の負担がさらに軽くなり、部署をまたいだ提出フォーマットの統一にもつながります。作成の型が整うほど、担当者の異動があっても質が落ちにくくなります。