現場で起きやすい課題
白紙から章立てや文章を練るのは負担が大きく、内容を詰める前に時間を使い切って前回の資料を使い回したり、担当者ごとに構成の癖が違って印象がそろわなかったりします。まず試したいのは、伝えたい要点と相手の課題を五つほど箇条書きにして生成AIに渡し、章立てと本文のたたき台を作らせることです。最初から完成形を求めず骨組みを得る意識で使うと修正の負担が軽くなります。表紙・現状整理・提案内容・費用・スケジュールといった見出し案を先に指定すると、狙った構成に近いものが返ってきます。
最初に整理すること
次の段階では、自社でよく使う提案書の型をあらかじめ文章で伝えておくと、その型に沿ったたたき台が出るようになり、複数案件を通じた一貫性を保ちやすくなります。過去に評価の高かった提案書があれば、その章立てを例として示すのも有効です。文字数や1枚あたりの分量の目安を伝えておくと、量の調整もしやすくなります。出てきたたたき台には、実際の事例や数字、自社ならではの強みを担当者が加える工程が欠かせません。AIの文章は一般論に寄りやすいため、固有名詞や具体的な実績で裏づけを補うと説得力が変わります。
光の道具箱で広げる改善
図やグラフを入れる位置を相談したり、相手の業種に合わせて言い回しを調整したりする余地も残しておきましょう。骨子が固まった段階で社内の別の担当者に一度目を通してもらうと、独りよがりな内容になっていないか確認できます。こうした進め方なら、構成を考える時間を減らして中身を練ることに時間を回せ、提出までの速さと内容の質を両立しやすくなります。まずは提出頻度の高い提案書を一つ選び、見出し案の指定から実例を加える工程までの流れを社内で共有しておくと、次回以降の作成が安定します。
