現場で起きやすい課題

現場の手順書は、作成した担当者の言葉遣いや前提知識に依存しがちで、他の人が読むと手順が飛んでいたり、専門用語の説明がなく理解しにくかったりすることがあります。結果として新しく入った人がうまく使えず、結局は口頭で教える負担が減らないという状況が続きがちです。年数が経つにつれて手順そのものが変わっているのに、書類だけが古いまま放置されている例も少なくありません。まずは既存の手順書を生成AIに読み込ませ、読み手を明確にした上で文章を整理し直すところから始めるとよいでしょう。

最初に整理すること

書き直しを依頼する際は、想定する読み手の経験レベルや、作業を行う場面を伝えると、必要な補足がどこに要るかを判断しやすくなります。手順を番号立てにして、判断が必要な分岐点には条件を明記するよう指示すると、迷いやすい箇所が整理されます。専門用語には簡単な説明を添えるよう頼むことで、経験の浅い担当者でも理解しやすい手順書に近づきます。写真や図が必要な箇所を提案してもらうと、文章だけでは伝わりにくい作業の補足にもつながります。書き直した後は、実際に手を動かす担当者からの感想を集める場を設けると改善が進みます。

光の道具箱で広げる改善

生成AIによる書き直しは文章表現の整理には優れていますが、手順の内容自体が正しいかどうかは、実際に作業を行う担当者が必ず確認する必要があります。書き直した手順書は一度現場で試してもらい、分かりにくい箇所があれば修正を重ねる運用にすると、実用性の高いものに育っていきます。定期的な見直しの時期をあらかじめ決めておくと、実態との乖離も防ぎやすくなります。まずは使用頻度の高い手順書から見直しを始めるとよいでしょう。