現場で起きやすい課題

プレゼン資料は、いきなりスライドを作り始めると話の流れがまとまらず、修正を繰り返すうちに時間だけが過ぎてしまうことがあります。伝えたい内容は頭にあっても、聞き手にとって分かりやすい順番に整理する作業は意外と手間がかかります。特に社外向けの提案では、聞き手の関心と自社の伝えたいことがずれてしまい、資料を作り直す羽目になることも少なくありません。まずは伝えたい要点や聞き手の情報を生成AIに伝え、全体の構成案をいくつか提示してもらうところから始めるとよいでしょう。

最初に整理すること

構成案を作る際は、聞き手が誰で、何を持ち帰ってほしいのかを具体的に伝えると、目的に合った流れを提案してもらいやすくなります。課題提起から始める型、結論を先に伝える型など、複数のパターンを比較して自社の場面に合うものを選ぶとよいでしょう。各スライドに入れる要点を箇条書きで出してもらい、そこに自社の実績や具体的な数値を足していくと、内容の伴った資料に仕上がります。想定される質問をあらかじめ挙げてもらい、補足スライドとして備えておくのも有効です。業界特性の強い提案では、専門用語の扱い方も含めて事前に伝えておくと精度が上がります。

光の道具箱で広げる改善

生成AIが作る構成はあくまで一般的な型であり、業界特有の事情や社内の意思決定の癖までは反映されません。最終的には、自社の状況をよく知る人が内容を見直し、伝えるべき優先順位を調整することが欠かせません。作った構成は実際に声に出して説明してみて、流れに無理がないかを確認する工程を挟むと、当日の説得力も高まります。まずは社内向けの簡単な報告資料から試し、構成づくりの時間をどれだけ短縮できるか確かめてみるとよいでしょう。