現場で起きやすい課題

請求と入金の照合は、取引先が多くなるほど手間がかかる作業です。振込名義が請求先の会社名と異なっていたり、複数の請求を一括で入金してきたりする取引先があると、担当者が一件ずつ通帳や入金明細を見比べる必要が生じ、月末の負担が大きくなりがちです。取引件数が増える繁忙期には、確認漏れが起きるリスクも高まります。まずは入金明細と請求一覧のデータをテキストやCSVの形で整え、生成AIに突き合わせの候補を出させるところから始めると、確認作業の見通しが立ちやすくなります。

最初に整理すること

AIによる突き合わせは、金額や名義の類似性をもとにした候補提示であり、実際に入金が確定したという判断は人が行う必要があります。特に金額が偶然一致しているだけのケースや、複数の請求がまとめて入金されているケースでは誤った紐付けが生じやすいため、候補をそのまま確定させず、原資料に立ち返って確認する手順を残しておくことが大切です。差異が出た場合の記録も残しておくと、後の調査がしやすくなります。値引きや振込手数料の相殺で金額が一致しないケースもあらかじめ想定しておくと、確認作業がスムーズになります。

光の道具箱で広げる改善

この作業を続けていくと、入金の遅れや名義の不一致が多い取引先の傾向も見えてきます。振込時に請求番号を記載してもらうよう依頼するなど、照合作業そのものを減らす工夫につなげられれば、AIに頼る場面も自然と減っていきます。取引先ごとの入金パターンを記録しておくと、次年度以降の与信管理にも役立ちます。まずは直近一か月分の入金明細を整理し、突き合わせの候補出しを試してみるところから始めるとよいでしょう。