現場で起きやすい課題

業務効率化のために、取引先から受け取った見積データや仕様書、顧客リストを生成AIに入力して整理したいという場面は増えています。しかし、これらのデータは自社の情報ではなく、取引先から預かった情報である点を見落としがちです。まず取り組むとよいのは、取引先と交わしている契約書や覚書に、データの外部ツール利用に関する記載がないかを確認することです。秘密保持契約の中に、第三者への開示や外部システムへの入力を制限する条項が含まれている場合、生成AIへの入力もその対象に含まれる可能性があります。

最初に整理すること

契約上の制約が明確でない場合でも、取引先の立場に立って考える姿勢が欠かせません。自社が預けたデータが、相手先で外部のAIサービスに入力されていたと知ったとき、どう感じるかを想像すると判断の指針になります。仕組みとして取り入れやすいのは、取引先データを扱う際のチェック項目をあらかじめ用意し、入力の可否を一人で判断せず複数人で確認する運用です。特に個人情報や取引条件など、機微度の高いデータについては、匿名化や項目の抜粋といった工夫を挟むことで、リスクを抑えながら業務の効率化を進められます。取引開始時にデータの取り扱い範囲をあらかじめすり合わせておくと、後になって認識のずれに気づく事態を避けられます。

光の道具箱で広げる改善

取引先データの扱いは、信頼関係そのものに関わる部分です。実践する際は、既存の契約書を見直し、データ利用に関する記載を確認することから始めるとよいでしょう。契約に明記がない場合は、新しい契約から利用範囲を具体的に定めておくと、双方にとって安心できる関係を築きやすくなります。日頃から取引先とデータの取り扱いについて話しておくと、いざというときの確認もスムーズです。