現場で起きやすい課題

月次の試算表や部門別数値がまとまった後、それを経営会議やチーム内で説明する資料に落とし込む作業は、数値を並べるだけでなく背景を言葉で補う必要があり、意外と時間がかかります。前月比や前年同月比の変動要因を一から文章にしていると、月次決算が締まってから資料完成までの時間が延びてしまいます。資料作成に追われるあまり、本来注力すべき分析の時間が削られてしまう本末転倒も起こりがちです。まずは確定した数値データを整理し、生成AIに変動点の洗い出しや文章のたたき台作成を任せるところから始めると、作業の起点ができます。

最初に整理すること

AIが作る説明文は、数値の増減という事実を並べたものにとどまり、その背景にある実際の事情までは把握できません。売上が伸びた理由が特定の取引先の大口受注なのか、季節要因なのかは、現場の担当者が把握している情報を加える必要があります。AIの出力をたたき台として使い、事実関係を担当者が補足・修正する工程を必ず設けることで、資料の信頼性を保てます。誤った憶測を数値の説明として断定的に書いてしまわないよう、事実確認は丁寧に行うべきです。

光の道具箱で広げる改善

この進め方を毎月続けると、資料の型が定まり、担当者が変わっても一定の質を保ちやすくなります。数値の切り口や説明の粒度をテンプレート化しておけば、AIに渡す指示も簡潔になり、作成時間はさらに短縮されます。浮いた時間を数値の背景を深掘りする分析に回せれば、資料の質そのものも高まっていきます。まずは直近の月次数値を使い、変動要因の洗い出しから資料のたたき台作成までを一度試してみるとよいでしょう。