現場で起きやすい課題

参加者の発言をそのまま書き起こすと膨大な量になり、読む側もかえって要点をつかみにくくなります。決定事項が埋もれてしまい、後から確認し直す手間が発生することも珍しくありません。生成AIを使うと、録音データや文字起こしテキストから決定事項・懸案事項・次のアクションを短時間で抽出できます。まず取り組みたいのは、社内でよく開く定例会議のうち一つを選び、既存の文字起こしやメモをAIに読み込ませて要約を作らせてみることです。最初から完璧な要約を求めず、どの程度の粒度の情報が必要かを試しながら見極めるのが出発点になります。

最初に整理すること

運用を安定させるには、要約のフォーマットを固定しておくことが役立ちます。決定事項、担当者、期限、保留事項という項目を毎回同じ順序で出力させると、読み手が必要な情報を探す手間を減らせます。一方で、AIが作った要約には発言意図の取り違えや事実誤認が混じることがあるため、公開前に人の目で確認する工程を必ず挟むことが欠かせません。特に金額や契約条件、固有名詞に関わる部分は、原文と突き合わせて確認する習慣をつけておくと安心です。録音や記録を扱う際は、参加者への事前周知や社外秘情報の取り扱いにも注意を払う必要があります。

光の道具箱で広げる改善

要約作業が定着してくると、会議直後にその場で要点を共有できるようになり、次の行動に移るまでの時間が短縮されます。過去の議事録を検索して振り返る作業も楽になり、決定事項の実行漏れに気づきやすくなる点も実務上の利点です。まずは負担の大きい定例会議から試し、要約の精度と確認のルールを整えながら、他の会議にも少しずつ運用範囲を広げていくとよいでしょう。