現場で起きやすい課題
会議の準備は、関連資料を読み込んで論点を整理し、想定される質問への回答も考えておく必要があります。準備が不十分なまま臨むと、議論が本題からそれたり、必要な資料がその場で見つからず時間を無駄にしたりします。参加者ごとに準備の度合いがばらつくと議論の深さにも差が出て、決めるべきことが決まらないまま終わることもあります。まずは会議のテーマと関連資料を生成AIに渡し、論点の整理やアジェンダの叩き台を作らせるところから始めるとよいでしょう。依頼する際に会議の目的や参加者の立場を伝えておくと、誰にとって重要な論点かを踏まえた整理をしてもらいやすくなります。
最初に整理すること
過去の議事録を渡して前回からの継続課題を洗い出させたり、想定される反対意見や質問を挙げさせたりすると、当日の議論に備えやすくなります。複数の資料を要約させ、短時間で全体像をつかめるようにしておくのも有効です。作成した叩き台をもとに、当日話し合う論点を参加者へ事前に共有しておくと、各自が考えをまとめてから集まれるため、意見出しから合意形成までが滞りなく進みます。共有の際に『この論点について意見を用意してきてほしい』と一言添えておくと、当日の発言も具体的になります。
光の道具箱で広げる改善
ただし生成AIが整理した論点は、会議の背景や社内の力学までは反映されていないため、実際に参加する人が見直し、優先順位や進行の流れを調整することが欠かせません。準備にかけていた時間が浮いた分は、議論の中身を深める時間に充てましょう。会議後には決定事項と積み残しの論点を整理し、次回の準備に引き継ぐ流れを作っておくと、継続的な改善につながります。まずは定例会議の一つから準備の効率化を試してみるとよいでしょう。
