現場で起きやすい課題

多くの会社では、業務マニュアルが日本語のみで作られており、外国人材が入社するたびに口頭説明で補う対応が続いています。翻訳を外部に依頼すると費用も時間もかかるため、後回しにされがちな業務のひとつです。まずは既存のマニュアルのうち、安全や品質に直結する重要な部分から優先順位をつけて洗い出し、生成AIを使って翻訳の下書きを作成するところから始めると取り組みやすくなります。対象となる言語や国籍が複数にわたる場合は、共通して使う頻度の高い手順から着手すると効率的です。

最初に整理すること

生成AIによる翻訳は、専門用語や社内独自の言い回しが正しく訳されているか必ず確認することが欠かせません。特に作業手順や安全に関わる内容は、誤訳が事故やトラブルにつながる可能性があるため、可能であれば対象言語を理解できる従業員や第三者に内容を確認してもらう体制を整えておくと安心です。図やイラストを併用して文章だけに頼らない構成にすることも、理解のしやすさを高める工夫になります。専門用語には対訳の一覧を別途用意しておくと、複数のマニュアルで訳語を統一しやすくなり、教育担当者の説明の手間も減っていきます。

光の道具箱で広げる改善

多言語化を進めると、外国人材が自分のペースで業務内容を確認できるようになり、教育担当者の負担軽減にもつながります。実践する際は、実際に使う従業員から分かりにくかった箇所の声を集め、表現を継続的に見直していくとよいでしょう。マニュアルの更新のたびに翻訳も合わせて更新する運用を決めておくと、内容のずれを防ぎやすくなります。現場の理解度を定期的に確認する機会を設けておくと、翻訳の精度をさらに高めていけます。