現場で起きやすい課題

社内報や社内お知らせは、伝えたい内容が多岐にわたるほど文章が長く硬くなりがちで、結果的に読まれないという悩みを抱える会社は少なくありません。担当者が他の業務と兼務している場合、文章の推敲にかけられる時間はさらに限られます。まずは伝えたい事実や決定事項を箇条書きで整理し、それを生成AIに渡して社内向けの文章として整えてもらうところから始めると、作成の負担を減らしやすくなります。読み手がどのような立場の従業員かを伝えておくと、文章の粒度も調整しやすくなります。

最初に整理すること

生成AIが作った文章は、社内の雰囲気や過去のお知らせのトーンに合っているか確認しながら調整することが大切です。硬すぎる表現や逆にくだけすぎた表現は、社内の文化に合わないと受け取られることもあるため、実際に読む従業員の立場を意識した見直しが欠かせません。また、重要な決定事項や制度変更に関する内容は、誤解を招く表現がないか特に注意深く確認する必要があります。定例のお知らせについては、文章の型をあらかじめ決めておくと、次回以降の作成がさらに早くなり、担当者が変わっても質を保ちやすくなります。

光の道具箱で広げる改善

こうした取り組みを重ねると、社内コミュニケーションの質を保ちながら作成時間を減らすことができます。実践する際は、実際にどの程度読まれたか、反応があったかを振り返り、文章の長さや構成を見直していくとよいでしょう。読みやすかった回のお知らせを社内の見本として残しておくと、担当者が変わっても一定の品質を保ちやすくなります。従業員からの率直な感想を集める機会を設けておくのも有効で、次回の作成方針に反映しやすくなります。