現場で起きやすい課題

利用料金は分かりやすい数字ですが、導入後にかかる教育や運用の手間は見落とされがちです。契約書には現れない負担であるだけに、後から気づいて予算計画に狂いが生じることも少なくありません。まず取り組みたいのは、料金以外にどのような負担が発生しうるかを洗い出してみることです。具体的には、社員への操作説明や研修にかかる時間、使い方に関する問い合わせ対応、社内マニュアルの作成、そして使いこなせるようになるまでの生産性の一時的な低下などが挙げられます。

最初に整理すること

仕組みとしては、これらの負担をあらかじめ想定した上で、教育担当者を決めておいたり、簡単な操作マニュアルを用意しておいたりすることで、隠れコストを最小限に抑えることができます。導入初期は質問が集中しやすいため、よくある質問をまとめておくだけでも、担当者の負担は大きく変わります。また、運用が定着するまでの期間を最初から見込んでおけば、思ったより効果が出ないと早合点して途中でやめてしまうことも防げます。