現場で起きやすい課題

業務で使う集計表は、条件が複雑になるほど関数の組み合わせが難しくなり、詳しい人に頼らないと作れない状態が続きがちです。担当者が異動すると誰も数式を直せなくなり、結局手作業の集計に戻ってしまうこともあります。表計算に詳しい人が一人しかいない職場では、その人が休むだけで集計が止まってしまうリスクも抱えています。まずは実現したい集計内容を具体的に言葉にして生成AIに伝え、数式の候補を作らせるところから始めると、作業の幅が広がります。

最初に整理すること

数式を依頼する際は、対象となる表の列構成や条件分岐の内容をできるだけ詳しく伝えると、実際に使える形の数式が得られやすくなります。既存の複雑な数式が何をしているか分からない場合も、生成AIに読み込ませて処理内容を解説してもらうと、引き継ぎ資料としても役立ちます。関数だけでなく、簡単な自動化の仕組みについても相談できるため、繰り返し作業の見直しにもつながります。エラーが出た際にも原因の候補を挙げてもらえるので、原因究明にかかる時間を減らせます。社内で使う数式の書き方に一定のルールを設けておくと、再利用もしやすくなります。

光の道具箱で広げる改善

生成AIが作った数式は、表の構造やデータの入り方によって想定通りに動かないこともあるため、必ず実際のデータで検証してから使う必要があります。数式の意味を理解しないまま使うと、後で修正が必要になった際に対応できなくなるため、簡単な解説も合わせて確認しておくとよいでしょう。作成した数式とその説明を残しておけば、担当者が変わっても引き継ぎがしやすくなります。まずは日常的に使う集計表から試し、作成や見直しにかかる時間を確かめてみてください。