現場で起きやすい課題

生成AIを試してみたところ一部の担当者や部署で効果を感じても、その取り組みが他の部署に広がらず、社内全体では活用が進んでいないという状況はよく見られます。部署ごとに業務内容や課題が異なるため、成功事例をそのまま横展開しようとしてもうまく当てはまらないことも一因です。まずは実際に効果があった使い方を、どのような業務のどの部分に適用したのかを具体的に整理し、他部署でも応用できる形に言語化することから始めるとよいでしょう。

最初に整理すること

他部署へ広げる際は、活用事例を紹介するだけでなく、実際に試してもらう機会を設けることが欠かせません。部署によって業務の性質や情報の取り扱い方が異なるため、同じ使い方がそのまま当てはまるとは限らず、各部署が自分たちの業務に合わせて調整できる余地を残しておくことが大切です。また、活用が広がるにつれて情報の取り扱いに関するルールも必要になるため、どのような情報を入力してよいかといった基本的な取り決めを早い段階で共有しておくとよいでしょう。特定の部署だけが詳しい状態を避け、基本的な使い方を学べる機会を全体に用意しておくことも役立ちます。

光の道具箱で広げる改善

部門を横断した活用が進むと、特定の担当者だけでなく社内全体で業務効率化の効果を得やすくなります。実践する際は、各部署での活用状況や成果を定期的に共有する場を設け、うまくいった工夫や困った点を持ち寄れるようにするとよいでしょう。部署間で知見を交換しながら進めることが、活用を一過性で終わらせず社内に根付かせる近道になります。小さな成功を積み重ねながら焦らず広げていく姿勢が、結果的に定着への近道になります。