現場で起きやすい課題

中小企業では契約書を確認する専門部署がなく、担当者が一人で読み込んで判断せざるを得ない場面が多くあります。条文が長く専門用語も多いため、どこに注意すべきかが分からないまま押印してしまい、後になって不利な条件に気づくこともあります。取引先から提示された雛形をそのまま受け入れてしまい、自社に不利な特約が入っていることに気づかないまま契約が進むケースも見られます。まずは契約書の条文を生成AIに読み込ませ、注意すべき論点や一般的に確認すべき観点をリストとして出させることから始めると、見落としを減らせます。

最初に整理すること

生成AIには、支払条件・解除条件・損害賠償の範囲・秘密保持の期間など、契約類型ごとに一般的な確認観点を挙げてもらい、自社の状況と照らして疑問点を洗い出す使い方が向いています。過去に締結した契約書と比較させ、条件が変わっている箇所を指摘させるのも有効です。分かりにくい条文は平易な言葉に言い換えてもらうことで、社内での説明や合意形成もしやすくなります。ただし生成AIの回答は一般論に基づくものであり、個別の契約の法的な妥当性を保証するものではない点を踏まえて使う必要があります。取引先ごとに特約の傾向を記録しておけば、次の契約交渉にも活かせます。

光の道具箱で広げる改善

洗い出した論点は、金額や取引継続に大きく関わる契約であるほど、専門家による確認と組み合わせることが望ましいです。生成AIは確認すべき箇所を絞り込み、事前準備を効率化する役割と捉え、最終判断は自社の基準に沿って行う姿勢が大切です。契約前に確認すべき項目をあらかじめ社内の基準として整理しておくと、担当者が変わっても一定の水準で確認できるようになります。まずは日常的な取引の契約書から試し、観点整理の使い方に慣れていくとよいでしょう。