いつもの仕事の記録 / 01
同じ内容を、
何度も書いていませんか。
相談の進め方を説明するための架空の例です。実際のお客様の記録や、確認済みの改善効果ではありません。
01 まず、一件の仕事をたどる
電話で受けた注文を紙にメモし、一覧表へ写し、担当者へ伝える仕事を考えます。「何を改善したいか」からではなく、最近の一件で、何を見て、どこへ書き、誰に渡したかを順に確かめます。
02 書き直す理由を確かめる
同じ品名を二度書いていても、ただの無駄とは限りません。見直しのためか、別の人へ渡すためか。注文変更があったとき、どちらを直すかまで聞くと、必要な確認と減らせる転記を分けやすくなります。
03 一つだけ変え、確認は残す
試すなら、品名と数量を一度書いた記録から担当者も確認できるようにします。一方、数量を声に出して確認する手順は残す、という選び方もあります。共有してよい内容と、見る人の範囲を先に決めます。
04 速さだけでなく、続けられるかを見る
この例はまだ試した結果ではありません。実際に試すときは、1〜2週間後に「忙しい日も使えたか」「訂正が増えなかったか」「別の人に手間が移らなかったか」を確かめます。時間を測っていなければ、何分減ったとは書けません。
残すことを決めるのも改善の一部です。困っていない手順を変えたり、確認を省いたりせず、一つの仕事で無理なく続くかを見てから広げます。